Participation à distance, ICANN Nairobi
Programme de participation à distance
Remote Hubs
Introduction
Bienvenue à la page d’informations pour la participation à distance à la 37 ème conférence internationale de l’ICANN!
Où trouver les services
Vous pouvez identifier les services à distance sur chacune des pages de la conférence et faire la distinction entre services à faible et à large bande passante en suivant le guide fourni sur http://nbo.icann.org/remote-services-guide.
De plus, à la conférence de Nairobi, l'on dispose pour la première fois d’une 'vue de participant à distance' spéciale de l'ensemble du programme. Vous pouvez la trouver sur http://nbo.icann.org/remote-schedule. Cette vue est une vue condensée du programme présentant toutes les options offertes aux participants à distance en un seul endroit.
Améliorations et retours d’informations
Sur les liens à droite vous trouverez plus de détails sur les divers services de participation à distance offerts pour la conférence de Nairobi, ainsi que des informations sur la logique sous-tendant la manière selon laquelle les services sont mis à disposition.
Nous avons apporté ce que nous estimons correspondre à un grand nombre d'améliorations des services offerts aux participants à distance - nous sommes particulièrement intéressés par vos pensées et espérons que vous prendrez le temps de nous parler de votre expérience de participation à distance en nous envoyant une note à l’adresse remote-participation@icann.org.
Objectifs et principes
Les principes directeurs soutenant la prestation de services sont les suivants :
- Une approche plus normalisée – nous avons réparti les différentes séances en classes et avons ensuite attribué à chaque classe de réunions un ensemble de services de base en commun. Nous avons assuré la flexibilité en y ajoutant un ensemble de services supplémentaires disponibles sur demande. Lorsque ceci n’offre pas assez de flexibilité et en cas de besoins spéciaux, des services supplémentaires peuvent être demandés.
Par exemple, lorsqu’un présentateur clé d’une séance n’est pas en mesure d’assister physiquement à la réunion, nous avons obtenu de bons résultats en les faisant participer via Skype, en ayant leur audio connecté à l'installation en haut-parleur avec affichage vidéo à l'écran.
Cette normalisation fournit aux participants un préavis de ce à quoi ils peuvent s’attendre en tant que participants à distance (et ainsi, ils peuvent programmer leur présence plus longtemps à l’avance) et permet à l’ICANN d’annoncer beaucoup plus tôt la participation à distance pour toutes les réunions.
Si vous êtes intéressés à voir la matrice des services pour saisir comment les besoins de participation à distance des différentes classes de séances ont été satisfaits, vous pouvez récupérer cette matrice sous format PDF sur http://nbo.icann.org/remote-services-matrix.
- Une plus grande égalisation des chances pour les participants indépendamment de la bande passante dont ils disposent. Aussi bien ceux disposant de connexions à large bande passante que ceux disposant de connexions plus limitées trouveront les outils disponibles pour les aider à participer à distance, conçus pour soutenir les exigences de leurs bandes passantes. Nous avons également réduit la bande passante nécessaire pour de nombreux services et fourni des choix plus flexibles pour les participants à distance. Par exemple, les participants sont en mesure de choisir une alimentation de lecture audio en transit à faible bande passante (pour les séances qui soutiennent la lecture audio en transit) qui nécessite 75% de largeur de bande en moins que ceci n'était nécessaire au cours des conférences précédentes.
- Travailler pour créer une expérience plus équivalente entre ceux qui participent à une séance ‘en salle’ et ceux qui se trouvent à l'extérieur. Plusieurs mesures ont été prises pour aider à intégrer les participants à distance à part égale avec les participants présents dans la salle. Tout le monde sait qu’il existe un grand nombre d’éléments dans une conférence qui ne peuvent être vécus à distance mais l’ICANN s’efforce de 'réduire l’écart’ entre ceux qui sont physiquement présents dans la salle et ceux qui ne le sont pas.
- Les services devraient être conçus de sorte qu’il n’y ait pas besoin d'installer un logiciel sur l'ordinateur ou le dispositif du participant à distance, et qu'ils n'offrent pas une expérience plus riche en fonctions ou meilleure sur une plateforme ou un système d'exploitation particulier. Et ceci pour plusieurs raisons comprenant entre autres : le besoin de permettre aux personnes avec des dispositifs aussi divers que des terminaux de poche et des ordinateurs de bureaux d'utiliser le grand nombre de systèmes d'exploitation différents partout dans la communauté de l'ICANN - et, plus important encore, que tous soient traités de manière égale. Chaque fois que c’est possible, nous utilisons également des produits source et des systèmes libres.
- Afin de permettre une expérience de participation virtuelle plus cohérente, tous les services seront organisés par salle et non pas par séance. Parmi d'autres avantages, ceci permet plus facilement aux participants de mettre en signet des URL pour les services de participation à distance. Ceci permet également de donner à la participation à distance une relation sous-jacente avec la réunion physique, puisque les 'salles' de participation à distance dans Adobe Connect, par exemple, ont les mêmes noms que ceux des salles de réunion physiques.
- Services de suivi pendant les séances. Un volet clé pour faire en sorte que l’expérience de participation à distance fonctionne bien consiste à s’assurer que les services sont suivis – d’un point de vue technique mais également du point de vue des participants. Dans ce but, le personnel technique en salle sera connecté au clavardoir pour les réunions avec installations de clavardage afin que les participants à distance puissent identifier les problèmes éventuels (par exemple, que le volume d'écoute est trop faible pour certains intervenants sur les flux de données audio).
Matrice des services
Tel que noté dans la section des objectifs et des principes, nous avons réparti les différentes séances de la conférence physique en classes et nous avons ensuite attribué un ensemble de services de base en commun à chaque classe de réunions. Sur la matrice de services liée ci-dessous, ces services de base sont identifiés par un ‘X’. Lorsque des services sont disponibles en tant que standard, mais uniquement sur demande, ils sont identifiés par un 'R'. Lorsqu’un service spécial est disponible sur demande, mais nécessite une certaine justification de la part des organisateurs, fondée sur les besoins des participations, il est identifié par un ‘S’. Lorsqu’un service est normalement non disponible pour une classe de réunions donnée, la colonne correspondant à ce service dans ce type de réunions est laissée vide. Des exceptions à ce qui précède sont possibles afin de satisfaire des circonstances spéciales. Sur la page suivante, vous pouvez trouver des notes qui s’appliquent aux divers services et expliquent par ailleurs la matrice.
Matrice de services à distance : http://nbo.icann.org/remote-services-matrix.
Services standard
Dans les sous-menus à droite, sélectionnez le service qui vous intéresse le plus.
Adobe Connect
Une session Adobe Connect existe pour toutes les séances de la conférence de Nairobi. Il existe une ‘salle virtuelle’ Adobe Connect pour chaque salle physique des lieux de la conférence ; le lien pour se rendre dans la salle virtuelle peut être trouvé sur la page de chaque séance.
Tel qu'ébauché plus haut, les salles Adobe Connect porteront les mêmes noms que les salles physiques du lieu de la conférence. Lorsque certains groupes ont établi des sessions AC qu’ils utilisent tous les jours et souhaitent utiliser pour leur session de Nairobi, ces salles Adobe Connect seront liées à page de l'agenda en question au lieu de la salle par défaut.
Vidéotransmission en direct
La vidéotransmission en direct est disponible en tant que standard pour les plus grandes séances générales, telles que la séance d'ouverture, le débat ouvert public, le débat ouvert public du GNSO, et la réunion publique du Conseil d’administration. Cette transmission est également disponible lors des grands évènements transcommunautaires. Lorsque la transmission est disponible, ceci sera indiqué tel que présenté sur http://nbo.icann.org/remote-services-guide.
La vidéotransmission est uniquement accessible via la salle virtuelle Adobe Connect pour les réunions pour lesquelles elle est disponible.
Services de scribe
Compte tenu de la non-disponibilité de personnes ayant les compétences spécialisées requises, ce service ne sera pas disponible à Nairobi. Nous espérons que la communauté acceptera nos excuses – nous savons qu’il s’agit d’un service très populaire.
Lecture audio en transit (uniquement écoute)
La lecture audio en transit est déclinée en deux versions, un flux de 64kbps sur bande passante plus large et un flux de 16kbps, tel que montré sur http://nbo.icann.org/remote-services-guide.
Lorsqu’il y a prestation d’interprétation simultanée à une séance, la lecture audio en transit sera disponible dans toutes les langues offertes aux participants présents dans la salle.
Clavardage
Auparavant, les clavardoirs étaient disponibles pour les séances qui n’étaient pas liées au clavardage dans les salles virtuelles Adobe Connect de la même séance. C'est une des raisons pour lesquelles les participants au clavardage commentaient qu'ils se sentaient isolés et déconnectés des participants à la réunion.
A la conférence de Nairobi et pour la première fois, un service de clavardage IRC client basé sur le Web sera disponible et connecté au clavardoir dans Adobe Connect – pour que tous les participants soient dans une salle virtuelle.
De plus, un nombre de séances auront des clavardoirs auxquels assistera un membre du personnel afin de s’assurer que les participants en face-à-face entendent les vues et opinions des participants à distance. Le fait que les sessions de clavardage sont assistées de cette manière ou non, sera clairement indiqué à la section de participation à distance des pages de l’agenda de la séance.
Lorsque les clavardoirs ne sont pas surveillés, des membres du personnel encourageront les directeurs de séances à rappeler aux participants présents dans la salle de rejoindre les sessions de clavardage et d’interagir avec les participants à distance.
'Interventions à distance' lors des sessions de clavardage assistées.
Lorsqu’un clavardage assisté est disponible – voir la matrice des services ou la réunion à laquelle vous souhaitez assister pour savoir quelles réunions disposent de clavardage assisté – un dispositif permettra de poser des questions en temps réel et de recevoir des commentaires de participants en ligne pour lecture à haute voix dans la salle. Les questions ou commentaires soumis – appelés ‘interventions à distance – seront lus à haute voix par le membre du personnel qui assiste le clavardoir. Les modérateurs de séance en salle s’adresseront à l'assistant de clavardoir sur une base univoque – s’assurant qu’un temps équivalent est accordé aux interventions à distance et en salle.
Il existe quelques conditions liées aux interventions à distance :
- Elles doivent respecter les délais d’intervention (si des délais sont imposés) - dans la même mesure que les participants présents dans la salle.
- Les interventions à distance ne peuvent pas enfreindre les normes de comportement escomptés tels que publiés dans les cadres et principes de responsabilité et de transparence de l’ICANN, disponibles sur http://www.icann.org/en/transparency/acct-trans-frameworks-principles-10jan08.pdf.
Si le temps n’est pas suffisant pour que toutes les interventions (à distance et en personne) soient faites oralement, elles seront traitées comme suit :
- Les déclarations ou commentaires seront rédigés et annexés au compte-rendu de la réunion
- Les questions seront transmises à la personne compétente et les réponses seront publiées après la réception du compte-rendu de la réunion.
Services spéciaux
Audio (bidirectionnel)
Pour certaines réunions, un pont de téléconférence sera connecté via le système de sonorisation de la salle, permettant aux participants à distance d’écouter tout ce qui est dit dans la salle via un microphone et permettant à tout ce qui est dit par les participants à distance sur le pont de téléconférence d’être entendu par les participants à distance.
Présentations vidéo
Lorsqu’un présentateur n’est pas physiquement présent à la conférence, Skype sera utilisé afin de connecter le présentateur au système audio de la salle par une connexion bidirectionnelle et un vidéo Skype sera projeté à l’écran. Il s'agit d'un service spécial, à disponibilité limitée.
Comptes-rendus et enregistrements
Vidéos
Les enregistrements vidéo seront disponibles dans les deux heures suivant la fin de la séance, comme partie des enregistrements de la session Adobe Connect.
A la clôture de la conférence, les enregistrements pourront être mis à disposition indépendamment des enregistrements AC sur les canaux vidéo hébergés par l'ICANN. Revérifiez plus tard pour plus d’informations sur ce sujet.
Audio
Dans le passé, des enregistrements audio ont été publiés en ligne à des moments variés après la clôture des séances, allant de quelques heures à plusieurs semaines plus tard.
Pour la conférence de Nairobi, tous les enregistrements audio seront publiés en ligne dans les 2 heures suivant la fin de la séance dans chacune des langues lues en audio au cours de la séance.
Clavardage
Les contenus des clavardoirs des séances assistées par le personnel seront archivés sous format texte et annexées à la séance de laquelle ils proviennent.
Transcriptions
Lorsqu'il y aura transcription d'une séance, ceci sera clairement mentionné sur l'ordre du jour de la réunion. Les transcriptions seront publiées en ligne dans les sept jours suivant la fin de la séance. Lorsqu’une séance avec transcription aura eu lieu avec interprétation simultanée, les transcriptions seront uniquement en anglais.
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